小企业在规范原始凭证的保存方式之前，首先需要明确什么是原始凭证以及其种类和范围。原始凭证是记录企业经济业务发生、完成情况的书面证明，包括但不限于发票、收据、合同、银行对账单等。企业应对所有涉及财务收支的原始凭证进行分类整理，确保每张凭证都有明确的归属和用途。<

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二、建立凭证管理制度

为了确保原始凭证的规范保存，小企业应建立一套完整的凭证管理制度。这包括凭证的填写、审核、归档、保管等各个环节。制度中应明确各岗位职责，确保凭证的流转和处理过程透明、规范。

三、凭证填写规范

原始凭证的填写是保存的基础，小企业应制定详细的凭证填写规范。规范应包括凭证的格式、内容、字迹、签字等要求，确保凭证的真实性、完整性和可追溯性。对填写错误的凭证应进行及时更正，并保留更正记录。

四、凭证审核制度

凭证审核是确保凭证真实性的关键环节。小企业应建立严格的凭证审核制度，由专门的审核人员进行审核。审核内容包括凭证的合法性、合规性、真实性等，确保凭证的准确无误。

五、凭证归档分类

原始凭证归档分类是保存工作的基础。小企业应根据凭证的种类、时间、金额等因素进行分类，建立清晰的归档体系。归档时应确保凭证的编号、名称、日期等信息准确无误，方便日后查找。

六、凭证保管条件

原始凭证的保管条件直接影响到凭证的保存效果。小企业应确保凭证存放在干燥、通风、防潮、防火、防盗的环境中。对于重要的凭证，应采取加密、加锁等措施，防止丢失或损坏。

七、电子化保存

随着信息技术的发展，电子化保存原始凭证已成为趋势。小企业可以采用扫描、拍照等方式将原始凭证电子化，并建立电子档案。电子化保存具有方便快捷、易于查找、节省空间等优点。

八、定期检查与维护

小企业应定期对原始凭证进行检查与维护，确保凭证的完整性和安全性。检查内容包括凭证的保存环境、保管设施、电子档案等。对于发现的问题，应及时整改，防止损失。

九、凭证销毁程序

原始凭证在保存期满后，应按照国家相关规定进行销毁。小企业应制定严格的凭证销毁程序，确保销毁过程符合法律法规要求。销毁前，应对凭证进行核对，确保无误。

十、培训与宣传

小企业应加强对员工的培训与宣传，提高员工对原始凭证保存重要性的认识。培训内容应包括凭证管理制度、填写规范、审核流程等，确保员工能够熟练掌握凭证保存的相关知识。

十一、建立应急机制

面对自然灾害、人为破坏等突发事件，小企业应建立应急机制，确保原始凭证的安全。应急措施包括备份、转移、恢复等，以减少损失。

十二、合规性审查

小企业应定期对原始凭证的保存情况进行合规性审查，确保符合国家相关法律法规要求。审查内容包括凭证的保存期限、保管条件、销毁程序等。

十三、信息化管理

小企业可以利用信息化手段，如ERP系统、财务软件等，对原始凭证进行管理。信息化管理可以提高工作效率，降低人工成本。

十四、内部审计

小企业应定期进行内部审计，对原始凭证的保存情况进行检查。审计内容包括凭证的完整性、准确性、合规性等，确保凭证的真实性和有效性。

十五、外部审计

小企业在接受外部审计时，应提供完整的原始凭证，以证明其财务状况的真实性。外部审计有助于提高小企业的财务透明度。

十六、凭证交接

小企业在人员变动、部门调整等情况下，应进行凭证交接。交接过程中，应确保凭证的完整性和准确性，防止丢失或损坏。

十七、凭证归档期限

小企业应根据国家相关规定，确定原始凭证的归档期限。归档期限的确定应考虑凭证的种类、重要性等因素。

十八、凭证保存期限

小企业应明确原始凭证的保存期限，确保凭证在保存期满后能够及时销毁。保存期限的确定应参考国家相关法律法规。

十九、凭证保存环境

小企业应确保凭证保存环境的稳定，避免因环境因素导致凭证损坏。保存环境应满足凭证的物理和化学要求。

二十、凭证保存设施

小企业应配备必要的凭证保存设施，如档案柜、保险柜等，确保凭证的安全。

上海加喜财务公司对小企业如何规范原始凭证的保存方式服务见解

上海加喜财务公司认为，小企业在规范原始凭证的保存方式时，应注重以下几个方面：一是建立健全的凭证管理制度，明确各岗位职责；二是加强员工培训，提高对凭证保存重要性的认识；三是采用电子化保存手段，提高工作效率；四是定期检查与维护，确保凭证的完整性和安全性；五是合规性审查，确保符合国家相关法律法规。上海加喜财务公司致力于为小企业提供全方位的财务服务，包括原始凭证的规范保存，助力企业健康发展。

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