在代账行业中，原始凭证的保管是至关重要的环节。这不仅关系到公司的合规性，也直接影响到客户的财务安全和公司的信誉。本文将详细介绍代账公司如何保管原始凭证，旨在为读者提供全面的背景信息和实用策略。<

一、建立完善的凭证管理制度

代账公司应首先建立一套完善的凭证管理制度，明确凭证的收集、整理、归档和保管流程。以下是一些关键步骤：

1. 凭证分类：根据凭证的性质和用途进行分类，如发票、收据、合同等。

2. 凭证编码：为每份凭证分配唯一编码，便于检索和管理。

3. 凭证登记：建立凭证登记簿，记录凭证的接收、审核、归档等信息。

4. 凭证审核：由专人负责审核凭证的真实性和完整性。

二、采用电子化存储方式

随着信息技术的发展，电子化存储已成为保管原始凭证的重要手段。

1. 扫描存档：将原始凭证扫描成电子文档，便于存储和传输。

2. 加密存储：对电子文档进行加密处理，确保数据安全。

3. 备份机制：定期对电子文档进行备份，防止数据丢失。

三、设置专门的保管场所

代账公司应设置专门的保管场所，确保凭证的安全。

1. 安全设施：安装监控摄像头、防盗报警系统等安全设施。

2. 防火措施：配备灭火器、防火门等防火设施。

3. 温湿度控制：保持保管场所的适宜温湿度，防止凭证损坏。

四、定期检查和清理

定期对保管场所和电子文档进行检查和清理，确保凭证的完整性和安全性。

1. 物理检查：检查保管场所的安全设施是否完好，凭证是否损坏。

2. 电子检查：检查电子文档的完整性，确保数据安全。

3. 清理过期凭证：定期清理过期或无用的凭证，减少存储空间占用。

五、培训员工安全意识

代账公司应加强对员工的培训，提高员工的安全意识。

1. 安全知识培训：定期组织员工学习安全知识，提高安全防范能力。

2. 责任到人：明确每位员工在凭证保管中的职责，确保责任落实。

3. 奖惩机制：建立奖惩机制，激励员工积极参与凭证保管工作。

六、遵守相关法律法规

代账公司在保管原始凭证时，必须遵守相关法律法规。

1. 保密原则：确保凭证信息不外泄，保护客户隐私。

2. 合规操作：按照国家相关规定进行凭证保管，避免违法行为。

3. 责任追究：对违反规定的员工进行责任追究，确保法律法规得到执行。

代账公司保管原始凭证是一项复杂而重要的工作。通过建立完善的凭证管理制度、采用电子化存储方式、设置专门的保管场所、定期检查和清理、培训员工安全意识以及遵守相关法律法规，可以有效保障凭证的安全和完整。上海加喜财务公司认为，代账公司在保管原始凭证时，应注重细节，确保每一环节都符合规范，从而为客户提供更加专业、可靠的服务。

上海加喜财务公司对代账公司如何保管原始凭证的服务见解：

在代账服务中，原始凭证的保管是基础也是关键。上海加喜财务公司始终坚持以客户为中心，通过严格的管理制度和先进的技术手段，确保原始凭证的安全和完整。我们相信，只有做好这一基础工作，才能为客户提供更加优质、高效的财务服务。未来，我们将继续探索更加安全、便捷的凭证保管方式，为客户创造更大的价值。